1. 啟動（Initiating）

啟動階段是專案管理的起點。在這個階段，PM需要確定專案的可行性和目標。

• 確定專案需求：與利益相關者進行會議，了解他們的期望和需求。


• 制定專案章程：這是一份正式文件，明確專案的範圍、目標和資源配置。

使用SWOT分析來評估專案的優勢、劣勢、機會和威脅，幫助做出明智的決策。

2. 規劃（Planning）

在規劃階段，PM需要詳細制定專案計劃，包括時間表、預算及資源分配。

• 制定時間表：利用甘特圖視覺化專案進度，便於追蹤。


• 風險管理計劃：識別潛在風險並制定相應的應對策略。

定期召開團隊會議，以確保所有成員對計劃有共識並保持一致。

3. 執行（Executing）

執行階段是專案管理中最為關鍵的部分，此時PM需要確保專案按照計劃推進。

• 團隊管理：合理分配任務，並持續監督進度。


• 溝通管理：保持與利益相關者的定期聯繫，確保信息透明流通。

使用專案管理工具（如 Asana 或 Trello）來追蹤進度和任務，提升協作效率。

4. 監控（Monitoring and Controlling）

在專案進行中，PM必須持續監控專案的進展，以確保其符合預期的標準。

• 進度跟蹤：定期檢查專案進度，對比計劃與實際情況，及時調整。


• 變更管理：有效處理任何需要調整的變更請求。

設置關鍵績效指標（KPIs）來評估專案的成功程度，確保達成目標。

5. 收尾（Closing）

專案的最後一個過程是收尾，確保所有工作完成並正式結束專案。

• 專案評估：回顧專案過程，總結成功與失敗的經驗教訓。


• 交付成果：確保所有成果都已交付給利益相關者，並獲得確認。

撰寫專案總結報告，為未來的專案提供參考和借鑒。

專案管理的重要性

專案管理的五大過程是每位PM必須掌握的基礎知識。透過有效的啟動、規劃、執行、監控和收尾，你將能夠提升專案的成功率，並為團隊創造更大的價值。無論你是新手還是經驗豐富的PM，持續學習和改進這些過程將是你職業生涯中的重要一環。